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FAX大量受信・らくらく管理

FAX大量受信・らくらく管理

今のFAXはそのままお使いいただけます

大量に届く受注FAXを、FAXサーバーで受信するサービスです。
さらに受注に至るまでの受注業務もサポートいたします。
※企業様の受注業務に合わせて、下記サービスを組み合わせ必要なサービスをご提供いたします。

受注用紙の管理

受注用紙の破損・紛失・漏洩。これらは事前に画像化することで防止できます

サービスの特徴
どこふぁ

「どこふぁ」とは貴社に届くFAXを、弊社で開発したFAXサーバーで受信するシステムです。これを受注業務に適用することで、受注用紙の管理を便利にします。

(1) FAXが自動画像化

・用紙のファイリングが不要で、管理の手間がはぶけます。
・データ入力会社へ、現物の用紙を送る必要がありません。
・紛失、破損、漏洩の事故を防ぎます。

(2)受注用紙の検索機能が豊富

・受信日時や得意先名などで受注したFAXの画像が検索可能
・同時閲覧可能。(営業・サポート・管理者が同時に閲覧可能)

受注のデータ化

ミスのないデータ入力で、無駄なく信頼を保つ。過去の経験を活かしたノウハウを企業様へ提供いたします。

データ化の方法(1)
精度重視型データ入力

「データ入力を外注したがミスが多く、クレーム対応に追われた」 そんな悩みをよく耳にします。データ入力のミスで費やす時間と労力、そして失われる信頼はどの企業様にとっても相当なダメージです。
だからこそ、精度を重視したデータ入力をご提案します。
そこで弊社が用いる方法は”トリプルチェック”
別々のスタッフが同じものを入力し、ベテランが相違チェックします。
またこの他に単語マスタを使ったチェック等もあり、精度99.98%~100%を保ったデータを納品いたします。

データ化の方法(2)
100%読み取りマークシート

弊社独自で開発したマークシートシステム「Entry Fax」。
選択項目を読み取るマークシート型ですので、OCRのような読み取りミスがありません。またマークシート専用の用紙が不要で、FAXで受信した用紙も読み取る事が可能です。
この「Entry Fax」を受注業務に採用すると、受注したFAXは専用のFAXサーバーで読み取られ、完全自動データ化。
締切りの時間に合わせて、受注データを企業様へお送りします。

データ加工処理

入力されたデータを受注に使うためのデータへ加工。
住所や商品など、仕様に合わせた結果で納品できます。

データの融通性
縛られないデータ処理

受注データを、発注するためのデータへ加工処理します。
弊社データ処理はそれだけにとどまらず、企業様の負担を減らすノウハウを蓄積しております。

(1) 記入不備の加工処理

受注時にどうしても起こる記入不備。発注を遅らせ、混乱を招く原因になります。この不備分を軽減するため「こういう不備はこれにする」というケース(仕様)を作成し、不備を正常分として扱うことが出来ます。

(2)受注内容の変更処理

商品や宛先の変更・キャンセル・追加注文など、受注において"変更"はつきものです。
これらを柔軟に対応し、各担当者様の負担を減らします。

受注代行サービスの導入事例

卸売りA社様
B to Bをメインとした卸売り業で、FAXによる受注を「どこふぁ」で管理。 届いたFAXは取引先別に管理が出来るため、常時受注内容を把握出来るようになりました。 それ以降の作業は今まであったシステムを引き続き採用することで、大きなシステム変更なく受注業務の効率化を図ることに成功しました。
食品販売B社様
受注業務のオンライン化を図り新システムを導入しましたが、どうしてもオンライン化できない店舗がありました。そこで「どこふぁ」と「Entry Fax」を導入し、手作業で行っていたFAX受注をコンピュータ化しました。 そしてそのデータは、定期的に新システムに反映。 もちろん受注FAXは「どこふぁ」で検索・閲覧ができるので、受注センターでの管理も簡単。 オンライン受注とFAX受注、新旧のシステムをうまく融合することに成功しました。
通信販売C社
FAXでの通信販売を「どこふぁ」で受信することで、データ入力にまわす際の現物移動が不要になります。 個人様を相手とした通信販売ですので、厳しい個人情報保護の中、この仕組みは大変有効的でした。 また画像を転送するだけですので、宅配より早くデータ入力が可能になり全体の作業がスピーディに。 データ処理では住所や商品などの記入不備をすくうデータ加工処理を施し、C社様がお客様に対し不備について問い合わせる負担を軽減。 処理途中に起こる住所や商品の変更・キャンセルも弊社で受けることで、発注先の企業様への負担も軽減しました。